Redmine para la gestión de la contratación de un organismo

En una entrada anterior, “Redmine como herramienta para la gestión de un departamento TIC”,  comenté como el uso de aplicativos de gestión de procesos o tareas puede ayudar en la gestión de las actividades de una unidad TIC. Igualmente, estos gestores de tareas pueden ampliarse fácilmente para utilizarlos como herramientas más específicas del control del trabajo de un área determinada del negocio. En este caso, comentaré como se puede utilizar Redmine para la gestión de la contratación de un organismo.

Todo organismo público tiene una unidad o área dedicada a la contratación o a la coordinación de la contratación del resto de unidades. Comúnmente, esta unidad o área es también la responsable de la gestión presupuestaria del organismo ya que son tareas que van muy unidas. Es común también que estas unidades o áreas utilicen, para la gestión de los expedientes de contratación y la gestión presupuestaria de los mismos, las aplicaciones que informática de la Intervención General del Estado pone a disposición de los organismos. Siendo estás aplicaciones muy adecuadas para la gestión desde el punto de vista de la parte contable y presupuestaria, no es posible en ellas realizar un seguimiento de las tareas propias del organismo o unidad. En el caso de la contratación y la gestión presupuestaria, las tareas a realizar son en muchos casos labores de intermediación entre la unidad que realiza el contrato y los organismos fiscalizadores o que actúan como órgano de contratación, por lo que es muy importante para el aumento de la eficiencia llevar un control preciso de esas tareas de intermediación y de los tiempos de las mismas. La respuesta a toda mejora organizativa no es siempre una herramienta informática pero es cierto que algunas herramientas informáticas permiten una mejora de los flujos de trabajo, y este es uno de esos casos.

En este caso y después de analizar varias opciones, nos hemos decidido de nuevo por Redmine como sistema de seguimiento de las tareas de contratación en la Dirección General del Catastro. Dado que la herramienta estaba implantada en el área de informática con muy buenos resultados, la implantación de la misma para la Secretaría General, responsable de la contratación y los presupuestos del organismo, era una tarea muy abordable y con un rápido retorno.

En primer lugar, fue necesario crear un área específica de trabajo en el ámbito de la contratación, obviamente con acceso restringido a los usuarios apropiados. En este caso, se ha establecido un acceso a distintos niveles:

  • Área de contratación de la Secretaría General: responsable de la tramitación contable y presupuestaria de los expedientes de contratación
  • Área de presupuestos de la Secretaría General: responsable del seguimiento presupuestario de los expedientes.
  • Áreas de negocio de otras subdirecciones, responsables del negocio de los contratos e impulsoras de los mismos. Estas áreas pueden iniciar los expedientes, así como realizar el seguimiento del estado de tramitación de los mismos.

 

Área de contratación en Redmine
Área de contratación en Redmine

Posteriormente y quizás el trabajo más importante de configuración, hay que establecer los tipos de peticiones que vamos a ser capaces de gestionar con el sistema. En nuestro caso son variados:

  • Procedimientos abiertos y negociados (y sus prórrogas) en los que el órgano de contratación es la Junta de Contratación del Ministerio.
  • Procedimientos abiertos y negociados (y sus prórrogas) en los que sí somos órgano de contratación.
  • Acuerdos Marco.
  • Contratos menores.
  • Contratos de gestión centralizada, es decir, aquellos que nos prestan servicios pero son llevados por otros órganos, como el de correos postales por ejemplo. Nos interesa reflejar duración y pliegos en este caso.
  • Encomiendas de gestión.
Vistazo del área de SG en Redmine
Vistazo del área de SG en Redmine

Para cada una de estas peticiones es necesario definir campos customizados en Redmine y flujos de estado. Este es un trabajo que requiere gran esfuerzo y debe ser realizado con minuciosidad. Sirve, en nuestro caso y creo que en el de muchas organizaciones, para definir correctamente los estados y flujos de la tramitación de los diferentes expedientes, lo cual es un gran avance para una unidad que vive de la tramitación de expedientes de contratación. Es sorprendente como habitualmente los flujos de contratación no son conocidos al detalle por la totalidad del personal dedicado a estas labores por lo que el trabajo de definición y documentación es un gran paso para la unidad y permite realizar una simplificación de algunas tareas internas relacionadas con estos procesos de contratación.

Flujo de trabajo para un procedimiento abierto
Flujo de trabajo para un procedimiento abierto

En el caso de los campos, nosotros hemos definido, a través de campos fecha, toda interacción que se realiza con unidades y organismos externos a la Secretaría General, generalmente fecha de ida y fecha de vuelta. Esto nos permite tener muy controlados las siguientes tareas a realizar, en el tejado de quién está la pelota y cuanto tiempo lleva en manos de otro o en nuestras manos un trabajo. Así hemos economizado mucho los tiempos de tramitación.

Campos de tipo fecha para un expediente de contratación
Campos de tipo fecha para un expediente de contratación

Obviamente, también hemos tenido que definir campos propios de la contratación que nos permiten el control presupuestario o el enlace con aplicaciones externas que llevan también temas de contratación, como Sorolla2 o la Junta de contratación. Esto último es muy útil para el personal que se ve obligado a trabajar con varias aplicaciones y permitirá, a la larga, una redirección automática.

Campos propios de la contratación
Campos propios de la contratación

Además, hemos definido otros campos de texto o tipo link para diferentes utilidades, como enlaces a la plataforma de contratación, adjudicatarios, controles internos o simplemente  observaciones del tramitador.

Obviamente, una parte fundamental para nosotros es guardar todos los documentos que componen el expediente y tenerlos accesibles a un solo click, así como la historia de su tramitación a través de las notas de las peticiones.

Documentos anexos a un expediente de contratación
Documentos anexos a un expediente de contratación

Respecto a los documentos, inicialmente no guardamos los documentos contables ya que estos los tenemos en Sorolla2, pero posteriormente y por comodidad de los tramitadores, se han ido incorporando. Se ha creado un flujo de digitalización de entrada y archivo  de todos los documentos que nos llegan en papel para que dichos documentos sean puestos a disposición de los tramitadores en formato electrónico a través de la herramienta según nos llegan y no circulen físicamente por las mesas, dado que en alguna ocasión se ha producido algún extravío de la documentación. De esta forma, la unidad de archivo gestiona el flujo de documentos en papel y realiza la custodia y expurgo de los mismos.

Un aspecto muy útil para nosotros que viene incorporado al sistema es la personalización de búsquedas sobre las peticiones, los cuales nos permite definir diferentes avisos o consultas para el seguimiento de las tareas. Algunos ejemplos son:

  • Expedientes en trámite (agrupados por subdirección, por aplicación presupuestaria, etc),
  • Tramites de la Secretaría General pendientes: solicitud de inicio, envío a fiscalización, solicitud de insuficiencia de medios, etc.
  • Trámites de otros organismos que están pendientes.
  • Siguientes solicitudes de comprobación que debemos realizar.
  • Etc.
Avisos sobre trámites de contratación en Redmine
Avisos sobre trámites de contratación en Redmine

Además de estos avisos, Redmine dispone de su propio sistema de alertas ante eventos de las peticiones, que permite seguir por email, mediante suscripciones a la petición, los expedientes que interesen. Sin embargo, aunque el sistema de alertas y avisos de Redmine cubre todo lo principal, en la Secretaría General se requería de alguna actuación complementaria más avanzada que permitiese realizar un control sobre los expedientes incorporados, generar avisos más sofisticados o cambiar el estado e importe de las peticiones según se van tramitando.  En concreto, requeríamos realizar las siguientes acciones de forma automática:

  • Cambiar el estado de un expediente  cuando se producen ciertos eventos registrados en campos de tipo fecha que indican un estado de tramitación diferente. Por ejemplo, al rellenar el campo de aprobación del expediente, éste pasa automáticamente a estado “Aprobado”.
  • Comprobar automáticamente la corrección de los importes, las fechas de inicio y fin y las anualidades reflejadas, las aplicaciones presupuestarias consignadas, etc.
  • Generar avisos por correo de ciertas actuaciones que la dirección quiere conocer, como envíos realizados al Secretario de Estado, finalización e inicio de contratos, etc.
  • Calcular el importe facturado. En una segunda fase de evolución del sistema hemos incluido los pagos como otro tipo de petición hija de un expediente de contratación. En este caso, nos interesa actualizar en el expediente padre la información agregada de los pagos realizados.

Para ello, hemos desarrollado una sencilla aplicación que realiza todas estas comprobaciones, genera los avisos y actualiza las peticiones en función de los campos de tipo fecha que se han rellenado.

Código de la aplicación
Código de la aplicación

La aplicación está escrita en Java con maven como gestor de despliegues. He publicado su código en mi página de Bitbucket por si le quieres echar un ojo.

La aplicación se ejecuta tantas veces al día como queramos a través de un sencillo proceso Jenkins.

Trabajo en Jenkins
Trabajo en Jenkins

Por último, indicar también que dentro del proyecto de digitalización de procesos en la Secretaría General nos ha sido de gran utilidad el módulo wiki de Redmine, ya que nos ha permitido definir colaborativamente las principales tareas de contratación de la unidad. Cada usuario de la Secretaría General involucrado en contratación y presupuestos puede insertar o editar las entradas de la wiki que versan sobre materias como las siguientes:

  • Aplicaciones utilizadas en la contratación.
  • Principales trámites para la gestión de contratos.
  • Principales documentos gestionado y requeridos en los expedientes de contratación.
  • Agenda de contacto con otras unidades.
  • Instrucciones dadas por organismos externos.
  • Etc.
Wiki de la Secretaría General
Wiki de la Secretaría General
Detalle wiki Secretaría General
Detalle wiki Secretaría General

En conclusión, la implantación de Redmine en la Secretaría General de la Dirección General del Catastro ha sido un completo éxito. Todos los expedientes de contratación “vivos” en 2017 han sido incorporados al sistema y han sido tramitados electrónicamente a través de él. La herramienta ha tenido una gran aceptación y nos ha permitido mejorar la eficiencia de los trabajos realizados. En concreto, destacaría los siguientes puntos de mejora:

  • Permite tener registro histórico de todas las actuaciones realizadas de forma que es posible la utilización de esa experiencia en tramitaciones similares.  El conocimiento queda ampliado a través de la
  • Permite ver el grado de avance de la tramitación de los expedientes, tanto por el personal directivo del área de contratación y presupuestos como por las unidades de negocio.
  • Permite el acceso sencillo a la documentación de los expedientes.
  • Permite la implementación de controles automáticos más fiables que los humanos.

De cara al futuro, la herramienta tiene un gran potencial de mejora. Desde conectarse a otros sistemas de tramitación de la intervención, Junta de contratación o Plataforma de Contratación del Estado hasta extender la herramienta a otras áreas del negocio.

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