La digitalización de documentos

Otro de los grandes proyectos que hemos llevado a cabo en la organización en estos años ha sido la digitalización de la documentación en soporte papel.

La digitalización del papel ha sido el último paso dentro del proyecto de documento electrónico y se ha llevado a cabo una vez que el resto de documentos de la organización eran producidos en formato electrónico y no en papel. Ha permitido a la organización disponer de toda la documentación de los expedientes en formato electrónico, lo cual es indispensable para el posterior intercambio de documentos y expedientes electrónicos tal y como establece el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI).

El objetivo fundamental del proyecto es la generación de copias electrónicas de toda la documentación recibida por la organización en soporte papel. Ésto, a su vez, permite conseguir los siguientes objetivos estratégicos:

  • Tramitación electrónica de los procedimientos.
  • Intercambio de documentos y expedientes electrónicos entre las propias dependencias de la organización y con otros organismos.
  • Destrucción del papel una vez digitalizado.

Todos estos objetivos se encuadran dentro de la denominada “oficina sin papeles“.

En nuestro caso, la digitalización de la documentación suponía un reto muy diferente al acometido por otros organismos de la Administración Pública. En primer lugar, la digitalización debía ser la base para la tramitación electrónica de los procedimientos, por lo que debe llevarse a cabo antes de la tramitación y no después. En segundo lugar, el volumen de información en papel  que recibe la organización es muy alto, pudiendo alcanzar los 40 millones de páginas al año. En tercer lugar, la documentación recibida es de muy diversa índole y formato, pudiendo ser, desde documentos manuscritos en A4, a planos o fotos en A0. Por último, la digitalización del papel debía realizarse de forma distribuida en las dependencias de la organización, cada una de las cuales se encuentra ubicada en una provincia distinta.

Una vez consideradas todas estas peculiaridades, el primer paso del proyecto fue el establecimiento de unas normas técnicas de digitalización y de un procedimiento organizativo.

Las normas de digitalización especifican aspectos técnicos de la digitalización, como los formatos admitidos, la resolución mínima, la profundidad de bit o color, el uso de OCR, los tipos de documentos a digitalizar, etc. Estas normas son de obligado cumplimiento por la propia organización, así como por los organismos que colaboran con nosotros mediante la remisión de documentos. Un aspecto interesante de estas normas, y que es bastante complejo de determinar, es el grado de separación y clasificación de la documentación a digitalizar. Una separación más exhaustiva mejora la tramitación pero dificulta y ralentiza el proceso de digitalización. Es importante llegar a un equilibrio en este sentido.

El procedimiento de digitalización recoge los cambios organizativos necesarios para llevar a cabo la digitalización del papel en cada dependencia de la organización. Uno de los puntos claves en la implantación del proyecto ha sido conseguir encajar la digitalización dentro de la operativa diaria de cada centro de trabajo. Para esto, se han creado grupos específicos de digitalización compuestos por personal especializado en el registro y clasificación de la documentación, en la digitalización y en el posterior archivo del papel.

Otro aspecto muy a tener en cuenta en este sentido es vencer la resistencia al cambio de los usuarios en lo que se refiere a la tramitación electrónica. Para vencer la resistencia es fundamental dotar a los usuarios de potentes herramientas informáticas para tramitar y digitalizar de forma que encuentren, en los medios digitales, más ventajas que inconvenientes.

Una vez fijadas las normas y el procedimiento, el siguiente paso fue el desarrollo de Digitaliza, la aplicación para la obtención de copias electrónicas de los documentos en soporte papel. Esta aplicación, de desarrollo propio, debía integrarse con las herramientas de registro y tramitación ya existentes en la organización. Es una aplicación web capaz de conectarse con casi cualquier escáner, lo cuál nos dota de mucha independencia en futuras compras de dispositivos de digitalización.

En cuanto a los dispositivos de digitalización, además de reutilizar los escáneres existentes en la organización (con el gran ahorro que esto conlleva), se ha dotado a cada centro de digitalización de escáneres A4, A3 y A0.

El último paso del proyecto fue su despliegue en los distintos centros de trabajo de la organización que, como he comentado antes, se encuentran distribuidos a lo largo de la geografía española. En primer lugar se hizo una implantación piloto en varias dependencias para asegurar el correcto funcionamiento de la aplicación y del procedimiento organizativo de digitalización diseñado. Posteriormente, y con la experiencia de la implantación piloto, se elaboró un calendario de despliegue para el resto de dependencias.

Actualmente, la organización digitaliza toda la documentación que recibe en soporte papel, lo que nos permite tramitar electrónicamente, intercambiar expedientes entre nuestros centros de trabajo por medios electrónicos y mejorar la gestión del archivo. Hemos aumentado significativamente, a través del uso de herramientas electrónicas, la eficiencia y la calidad de los servicios que prestamos y hemos avanzado un paso más hacia el intercambio de expedientes electrónicos con otros organismos de la administración.

 

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2 comentarios en “La digitalización de documentos

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